ERP系統之：EXCEL單據管理

2017-08-01

今天講一下EXCEL單據管理，我們從以下四個方面去講解。第一，講一下excel單據管理的模板種類；第二，給大家示范一下excel單據的上傳與下載；然后講一講權限的管控和運行；最后給大家稍微講一下excel單據的設計和修改。

我們切換到ERP軟件界面系統維護，下面就有一個EXCEL單據管理，我們看到這里面左邊有很多這樣的類型，就是對應的單據，這是我們剛才說到要給大家介紹的類型。一個是我們流程當中會要用到的，比如說報價單、銷售訂單、采購訂單之類常用的一些excel格式，比如雙擊一下報價單，它就會出來對應的單據模板。然后再看下采購訂單，他就會列出來這個類型。下面預置了幾個單據模板，那么它對應的比如說我們xy01這個模板，我們可以在訂單這里面看出來，這樣的話就可以直接進去進行一個導出，這就是對應的一份采購合同這樣的一個格式。除了打印的這些單據以外，我們excel單據管理還有一個功能，可以輸出excel格式的報表，這里下面有一些統計報表-excel統計報表，這里面的最常用的可能就是庫存流水賬，我們可以說在7月1號到8月10號這之間的，我們來看一下報表，上面的都是可以輸的，一般來說，我們主要關注一下時間就可以了，他就是類似于庫存的流水賬，他會告訴你每個型號他什么時候領了，什么時候入庫了，最后庫存還有多少這樣的一個庫存流水賬，像這些我們稱之為excel統計報表，當然我們系統里面也會預置一些。假如說我們客戶有需求，想要新增一些非常符合自己公司的數據要求的報表，我們可以做一些付費的開發，具體的費用我們會根據報表的難度進行一個商定，到時候可以跟我們工程師進行一個協商，這個是需要額外收費的一個項目。

好，這是我們講到的兩個類型，另外我們來介紹一下excel單據的上傳和下載。我們先講下載，然后再講上傳。比如說我們現在報價單點擊下載，我們可以看到下面就會有一個模板對應的目錄。默認而言，我們模板對應的目錄就是在c盤下面的Template目錄。我們點擊下載到本地。到c盤的這個目錄下面看一下有沒有這個單據。大家可以看到這里就是我們剛才所下載的模板，這個模板是有兩個文件組成的，一個是數據的表現，就是一個excel表格，他會有一些變量的參數設置在里面；那么另外一個還配套了一個txt的，它是數據來源的一個取值文檔，就是把你的變量所對應的值給取到這里來。對于用戶來說，它并不需要我們的英文，你只需要根據這里面的對應關系去對應設置就可以了。我們來看一下比如說聯系人是內容里面對應的第四個，那么在txt里面可以找到跟內容相關的聯系人，它就會自動的帶出來，這個方法就是告訴大家其他的參數你也可以用這個方法來進行一個調取，這是模板的一個設計。當然了，這個txt里面的是分為兩段的，一個是表頭的，部分就是內容，另外一個也給大家介紹過，是一個單據，它屬于一個明細列，這里也會有很多字段，這里也是根據各自的需要去進行一個設置，比如說這些的數字是12或者17，它不是說是必須要有的，只是給大家一個參考。這只是為了一個對應的方便，所以我們這個excel表里面它下面就是這個明細列，明細列前面是以#為主，內容的是以&符號。以后大家上手的話也是非常的容易。我們剛才講的是下載，上傳就更簡單了，只需要點擊上傳，然后去選你對應的txt文件和對應的excel文件，當然你上傳之前一定要記得你這個模板要放到c盤下面的Template這個文件目錄里面，如果說你這個目錄沒有的話，你下載和上傳都是不對的，我們選好之后就點擊從本地上傳，這樣就已經成功了。就是說修改完之后，然后再把它上傳回來。另外一個就是直接有一個新增的報價單模板。所屬組就是單據相關的類型，報表名稱自己輸入一下就可以了，那么可以看到我們這里已經有兩個報價單了。那么我們在銷售管理里面報價單導出excel的時候，我們可以看到有兩個模板可以進行一個選擇，我們默認來說ERP軟件里面是支持四個excel模板的，因為每一家的模式不一樣，那么你到時候還要進行一個刪除，所以說我們就這樣的來做了一個配置，這是我們的新增和上傳給大家做了一個介紹。

另外一個還有一個權限，比如說你上傳了這個模板，每個人都可以看得到的，那可能就是說其他的賬號不一定看得到。我們接下來試一下用銷售經理的賬號登錄ERP系統，我們可以新增一個報價單。在這里你會發現銷售員也可以看得到我們的報價單，那有沒有什么辦法不讓銷售經理看到這個模板呢？在這里我們把03報價單的權限分配給銷售經理，02的權限不分配給他我們試一下，看一下有沒有什么區別。我們在報價單里面去點擊02模板的時候就沒有反應，點擊03模板就會進行一個導出，這就是區別。現在是02模板不能打開，這個時候我們再對這個權限進行一個設置。把02的權限也分配給銷售經理，我們在這里面再次進行一個導出的時候就可以進行成功了。這個時候你分配的方法就是應該改為分配的，這種方法我們還有就是分配到組，比如說銷售經理組和銷售代表組，這兩個組的所有成員都是可以操作這個報價單的單據的。